HR Basis

Personeelsadministratie begint bij de basis. In het (digitale) personeelsdossier tref je de arbeidsovereenkomst aan, de sollicitatiebrief, de curriculum vitae, een aanvraag voor ouderschapsverlof, maar ook minder leuke zaken als een waarschuwing. Laatste hoop je niet binnen jouw organisatie nodig te hebben, maar het kan een keer voorkomen naarmate je groeit. Wij nemen jou het hele reilen en zeilen uit handen en zorgen ervoor dat alles goed geregeld is.

Wist je dat wij ook een HR informatiesysteem (HRIS) aanbieden voor €10,- per medewerker per maand? Dit systeem biedt een mogelijkheid voor HR en een salarissysteem inclusief advisering betreffende salarisadministratie. Deze laatste module is overigens geen must om af te nemen, maar hoort er automatisch bij. Medewerkers kunnen zelf toegang krijgen tot hun P-dossier om dit via een app op via de computer in te zien.

Wij gaan er vanuit dat binnen jouw organisatie iedereen werkzaam is met een onderliggende arbeidsovereenkomst. Ben jij op de hoogte van alle Do’s & Don'ts? Zo mag je geen concurrentiebeding opnemen in een tijdelijke arbeidsovereenkomst en is het verboden een proeftijd op te nemen bij een contract van zes maanden of korter.

Een oplossing zou zijn een contract voor zes maanden en één dag af te sluiten, maar bij een verkeerde vermelding in de bedoelde overeenkomst, is óók deze nietig. Nietigheid, kan een schadevergoeding opleveren welke de medewerker ontvangt. Duizelt het jou al? Wij zorgen dat we alle overeenkomsten voor jou screenen en lossen eventuele oneffenheden op, zodat jij je niet bezig hoeft te houden met al deze regels.

Naar alle waarschijnlijkheid werken er binnen jouw onderneming medewerkers met een vast, maar ook een tijdelijke arbeidsovereenkomst. Wij helpen jou herinneren wanneer deze overeenkomsten aflopen, dus je krijgt van ons ruim op tijd een seintje ontvangt over het vervallen van de arbeidsovereenkomst, want weet jij dat wanneer jij de tijdelijke overeenkomst niet voortzet je een maand van te voren dient aan te zeggen en dat jij een transitievergoeding betaalt? Overigens betaal je sinds 1 januari 2020 met de komst van de WAB ook 5% meer WW-premie dan bij een vaste overeenkomst.

Er is geen algemene wet dat je als werkgever pensioen dient aan te bieden. Echter maakt het jou wel nóg aantrekkelijker als werkgever. Wel kan een pensioenverplichting voortvloeien  één van de volgende situaties:

• Verplichte deelname aan de pensioenregeling van een Bedrijfstakpensioenregeling
• Verplichting om pensioen te regelen op basis van CAO
• Verplichtingen op basis van eerder gemaakte afspraken over het regelen van een pensioen

Voor veel werkgevers is de de Bedrijfstakpensioenregeling van toepassing. Dan is het aanbieden van een pensioenregeling verplicht. Enkele voorbeelden hiervan zijn: Zorg en Welzijn, Bouw, Detailhandel, Grafische bedrijven en de overheidswerkgevers (ABP). Totaal zijn er op dit moment 48 bedrijfstakpensioenfondsen die op grond hiervan één of meerdere branches verplichten tot deelname.

Mocht je een pensioen aanbieden dan zullen wij alle administratieve wijzigingen doorgeven, zodat deze correct in de pensioenregeling worden aangepast.

Nieuwe medewerkers, verhuizing, bruiloft, geregistreerd partnerschap, wijziging in werktijdfactor en/of salaris, ouderschapsverlof,etc. Wij verwerken dit allemaal in de personeelsadministratie.

Wij houden de verlofaanvragen van jouw medewerkers bij. Dat wil overigens niet per definitie zeggen dat zij goedkeuring dienen aan te vragen. Het aantal minimum wettelijke verlofdagen bedraagt vier maal het aantal arbeidsuren per week. Inzicht betekent niet per definitie controle, maar wel inzicht voor zowel jouw medewerker als jou als ondernemer.

Wij houden vanaf dag 1 alle ziekmeldingen bij en zorgen ervoor dat alle stappen binnen de WvP gevolgd worden. Voor een langdurig verzuim of een hoog frequent/ kortdurend verzuim, hebben wij ook een variant waarbij wij het gehele proces uit handen nemen

Heb jij als ondernemer of als leidinggevende ook vragen over jouw medewerkers? Dit kan gaan over functioneren, gedrag, maar ook over HR-beleid of een administratieve vraag. Groeit jouw organisatie? Dat vraagt ook een verandering van jouw (toekomstige) medewerkers. Wij kunnen jou ook hierbij helpen.

Welke HR-vraag jouw medewerkers ook hebben, wij zullen deze voor jou beantwoorden, zodat jij, als ondernemer jouw tijd kunt gebruiken om te ondernemen. Jij hoeft je niet langer te buigen over de diverse HR-onderwerpen, omdat wij dit voor onze rekening nemen, want het is immers onze expertise. Jouw medewerkers ontvangen een speciaal mailadres waar zij hun vragen kunnen stellen op het moment dat wij niet bij jullie op kantoor aanwezig zijn.

De AVG (in het Engels ‘General Data Protection Regulation (GDPR)’) is een nieuwe Europese wet rondom de verwerking van persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens vallen alle gegevens aan de hand waarvan een persoon geïdentificeerd kan worden. Het komt er – in het kort – op neer dat je als organisatie minder gegevens van een persoon mag vastleggen, en nog veel minder mag bewaren. Daarnaast zijn maatregelen voor de beveiliging van data vereist, om een zogenoemd ‘datalek’ te voorkomen. Wij kennen de ins & outs hiervan en kunnen ervoor zorgen dat ook jouw onderneming AVG-proof is met HR.

Maar geen data verzamelen of vastleggen is uiteraard ook geen optie. Allereerst is de opbouw van een persoonlijk HR dossier cruciaal voor de borging van ontwikkeling van de medewerker. Ten tweede heb je als werkgever juist ook een bewaarplicht voor een aantal gegevens, als gevolg van de archiefwet, het burgerlijk wetboek en de belastingwetgeving. Zo moet je gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn tot 7 jaar na uitdiensttreding van een werknemer bewaren. Een kopie van een identiteitsbewijs kent dan weer een bewaarverplichting van 5 jaar. 

Tot slot biedt HR data input voor het uitvoeren van analyses en het feitelijk onderbouwen van ons advies door het uitvoeren van HR Analytics (een van onze varianten).